Politique de Confidentialité & Protection des Données Personnelles

Version 1.0 — Dernière mise à jour : 21 avril 2026

Préambule

La présente Politique de Confidentialité (ci-après « Politique ») décrit la manière dont la société VOCALCENTRE SA, éditeur de la plateforme VOCALBOOKING accessible à l'adresse https://vocalbooking.app (ci-après « la Plateforme »), collecte, traite, conserve et protège les données à caractère personnel de ses utilisateurs.

VOCALCENTRE SA s'engage à respecter la vie privée de ses utilisateurs et à protéger leurs données à caractère personnel conformément à la Loi n° 001/2011 du 25 septembre 2011 relative à la protection des données à caractère personnel en République Gabonaise, telle que modifiée par la Loi n° 025/2023 du 09 juillet 2023, aux délibérations de l'Autorité pour la Protection des Données Personnelles et de la Vie Privée (APDPVP) et aux bonnes pratiques du secteur.

En utilisant la Plateforme, l'utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de la présente Politique et en accepter les termes.

1. Identité du Responsable de Traitement#

Le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées via la Plateforme est :

2. Cadre légal applicable#

Le traitement des données à caractère personnel opéré par VOCALBOOKING est soumis aux textes suivants :

• Loi n° 001/2011 du 25 septembre 2011 relative à la protection des données à caractère personnel en République Gabonaise ;
• Loi n° 025/2023 du 09 juillet 2023 portant modification de la Loi n° 001/2011 ;
• Délibérations, normes et avis édictés par l'Autorité pour la Protection des Données Personnelles et de la Vie Privée (APDPVP) ;
• Loi n° 006/2020 du 30 juin 2020 portant Code Pénal de la République Gabonaise, pour les dispositions relatives aux infractions en matière de traitement de données.

L'autorité de contrôle compétente est l'Autorité pour la Protection des Données Personnelles et de la Vie Privée (APDPVP), autorité administrative indépendante instituée par la Loi n° 025/2023 du 09 juillet 2023, en remplacement de l'ancienne Commission Nationale pour la Protection des Données à Caractère Personnel (CNPDCP).

3. Déclaration auprès de l'APDPVP#

Conformément à l'article 78 alinéa 1 de la Loi n° 001/2011 modifiée, qui dispose que « les traitements automatisés des données font l'objet d'une déclaration auprès de l'APDPVP », VOCALCENTRE SA a procédé aux formalités de déclaration préalable des traitements qu'elle met en œuvre.

VOCALCENTRE SA est titulaire d'un récépissé de déclaration en cours de validité, délivré par l'APDPVP, attestant de la conformité de ses activités de traitement aux exigences légales en vigueur en République Gabonaise.

Toute nouvelle finalité de traitement ou toute modification substantielle des caractéristiques des traitements existants fait l'objet d'une déclaration complémentaire ou d'une demande d'autorisation préalable auprès de l'APDPVP, conformément aux articles 78 à 82 de la loi.

4. Données à caractère personnel collectées#

VOCALBOOKING collecte uniquement les données strictement nécessaires à la fourniture de ses services de réservation en ligne, dans le respect du principe de minimisation. Les catégories de données traitées sont les suivantes :

4.1. Données des professionnels (titulaires de comptes)#

• Nom et prénom ;
• Adresse électronique professionnelle ;
• Numéro de téléphone (WhatsApp le cas échéant) ;
• Dénomination de l'activité ou de la structure ;
• Mot de passe (sous forme chiffrée) ;
• Paramètres de compte (créneaux horaires, services proposés, tarifs, etc.) ;
• Données techniques de connexion (adresse IP, journaux de connexion).

4.2. Données des personnes effectuant une réservation#

Dans le cadre du formulaire de réservation, les données suivantes sont collectées :

• Nom et prénom(obligatoire) ;
• Numéro de téléphone WhatsApp(obligatoire) utilisé comme canal principal de confirmation et de rappel ;
• Adresse électronique(facultative) ;
• Ville
• Date, heure et service choisis ;
• Éventuelles notes ou commentaires ajoutés lors de la réservation.

4.3. Données collectées automatiquement#

• Cookies techniques strictement nécessaires au fonctionnement de la Plateforme ;
• Données de mesure d'audience anonymisées ;
• Journaux techniques (logs) à des fins de sécurité et de diagnostic.

Conformément à la loi, VOCALBOOKING ne collecte aucune donnée sensible au sens de l'article 12 de la Loi n° 001/2011 modifiée (origine raciale, opinions politiques, convictions religieuses, santé, vie sexuelle, condamnations pénales, etc.).

5. Finalités du traitement#

Les données collectées sont traitées pour les finalités déterminées, explicites et légitimes suivantes :

6. Bases légales du traitement#

Conformément à la Loi n° 001/2011 modifiée, les traitements reposent sur les bases légales suivantes :

• Le consentementde la personne concernée, notamment lors de la soumission du formulaire de réservation et de l'activation de la synchronisation Google Calendar ;
• L'exécution d'un contratou de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée (conditions générales d'utilisation) ;
• Le respect d'une obligation légaleà laquelle VOCALCENTRE SA est soumise ;
• L'intérêt légitime de VOCALCENTRE SA, notamment pour assurer la sécurité de la Plateforme et améliorer la qualité du service, sous réserve des droits fondamentaux des utilisateurs.

7. Destinataires des données#

Les données à caractère personnel collectées sont destinées :

• Au professionnel titulaire du compte, pour les données des personnes ayant effectué une réservation sur son agenda ;
• Au personnel habilité de VOCALCENTRE SA, dans la stricte mesure nécessaire à l'accomplissement de leurs missions, dans le respect de l'obligation de confidentialité prévue à l'article 64 de la loi ;
• Aux sous-traitants techniques intervenant dans l'hébergement, la maintenance et l'exploitation de la Plateforme (voir section 8) ;
• Aux autorités administratives ou judiciaires compétentes, lorsque la loi l'exige.

VOCALCENTRE SA ne procède à aucune cession, location ou commercialisation des données à caractère personnel de ses utilisateurs à des tiers à des fins commerciales.

8. Sous-traitants et transferts hors du Gabon#

Pour assurer le fonctionnement de la Plateforme, VOCALCENTRE SA a recours à des sous-traitants techniques situés hors du territoire gabonais. Conformément à l'article 112 de la Loi n° 001/2011 modifiée, chaque sous-traitant est lié à VOCALCENTRE SA par un contrat écrit comportant les obligations en matière de protection, de sécurité et de confidentialité des données, et prévoyant que le sous-traitant ne peut agir que sur instruction du responsable de traitement.

Conformément aux articles 94 et 95 de la loi, les transferts de données vers un pays tiers sont encadrés, limités à ce qui est strictement nécessaire et font l'objet des garanties appropriées.

9. Durée de conservation#

Les données à caractère personnel ne sont conservées que le temps strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

Au terme de ces durées, les données sont soit supprimées de manière sécurisée, soit anonymisées à des fins statistiques.

10. Registre des activités de traitement#

Conformément aux articles 119 et 120 de la Loi n° 001/2011 modifiée, VOCALCENTRE SA tient un registre des activités des traitements effectués sous sa responsabilité. Ce registre précise notamment :

• Les finalités du traitement ;
• Les catégories de personnes concernées et les catégories de données à caractère personnel ;
• Les catégories de destinataires, y compris les destinataires situés dans des pays tiers ;
• Les durées de conservation prévues ;
• Une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles mises en œuvre.

Le registre est tenu à la disposition de l'APDPVP sur demande, dans le cadre de sa mission de contrôle.

11. Droits des personnes concernées#

Conformément au Chapitre III de la Loi n° 001/2011 modifiée (articles 43 et suivants), toute personne concernée dispose des droits suivants sur ses données à caractère personnel :

• Droit d'informationsur les traitements effectués ;
• Droit d'accèsaux données la concernant ;
• Droit de rectificationdes données inexactes, incomplètes ou périmées ;
• Droit d'oppositionau traitement, pour motifs légitimes ;
• Droit à l'effacement(droit à l'oubli), dans les conditions prévues par la loi ;
• Droit à la limitationdu traitement ;
• Droit à la portabilitédes données ;
• Droit de retirer le consentementà tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements antérieurs ;
• Droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

Ces droits peuvent être exercés gratuitement, sur justification d'identité, par :

• Courriel à l'adresse : contact@vocalbooking.app ;
• Courrier postal au siège social de VOCALCENTRE SA à Libreville.

Une réponse est apportée dans un délai maximum de trente (30) jours à compter de la réception de la demande.

12. Sécurité des données#

Conformément aux articles 62 à 67 de la Loi n° 001/2011 modifiée, VOCALCENTRE SA met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement, notamment :

• Chiffrement des communications via protocole HTTPS/TLS ;
• Chiffrement des mots de passe ;
• Authentification sécurisée et contrôle d'accès par rôles ;
• Sauvegardes régulières et chiffrées ;
• Séparation des environnements de production et de test ;
• Journalisation des accès et des opérations sensibles ;
• Engagement écrit de confidentialité signé par les personnes amenées à traiter les données (art. 64) ;
• Sensibilisation et formation régulière du personnel à la protection des données ;
• Procédure de gestion des incidents de sécurité et de notification des violations.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, VOCALCENTRE SA procède à la notification de l'APDPVP et, le cas échéant, à l'information des personnes concernées, dans les meilleurs délais.

13. Politique de cookies#

La Plateforme utilise des cookies pour assurer son bon fonctionnement et améliorer l'expérience utilisateur. Les cookies déposés sont classés comme suit :

• Cookies strictement nécessaires : indispensables à la navigation et à la sécurisation de la session (authentification, panier, préférences essentielles). Aucun consentement n'est requis pour leur dépôt.
• Cookies de mesure d'audience : permettent l'analyse anonymisée de l'usage de la Plateforme. Leur dépôt est subordonné au consentement de l'utilisateur.

L'utilisateur peut à tout moment configurer son navigateur pour refuser les cookies ou être averti de leur dépôt. Le refus de certains cookies peut toutefois altérer le fonctionnement de la Plateforme.

14. Mineurs#

La Plateforme n'est pas destinée aux personnes âgées de moins de dix-huit (18) ans. VOCALCENTRE SA ne collecte pas sciemment de données personnelles concernant des mineurs. Si un professionnel souhaite utiliser la Plateforme pour gérer des réservations impliquant des mineurs, il lui appartient de recueillir le consentement préalable du représentant légal.

15. Sanctions en cas de violation#

VOCALCENTRE SA rappelle que la Loi n° 001/2011 modifiée par la Loi n° 025/2023 prévoit des sanctions significatives en cas de manquement aux obligations de protection des données à caractère personnel, pouvant aller :

• Des sanctions administratives prononcées par l'APDPVP (avertissement, mise en demeure, retrait d'autorisation, amendes administratives) ;
• Aux sanctions pénales prévues par la loi et par le Code Pénal, pouvant atteindre plusieurs millions de francs CFA d'amende et, le cas échéant, des peines d'emprisonnement.

VOCALCENTRE SA s'engage à respecter strictement l'ensemble de ses obligations et à coopérer pleinement avec l'APDPVP dans le cadre de sa mission de contrôle et d'investigation.

16. Modification de la Politique#

VOCALCENTRE SA se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment, notamment pour tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou techniques. La date de dernière mise à jour figure en première page du présent document.

En cas de modification substantielle, les utilisateurs en seront informés par tout moyen approprié (notification sur la Plateforme, courriel, message WhatsApp). La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après modification vaut acceptation de la nouvelle version.

17. Contact#

Pour toute question relative à la présente Politique ou au traitement de ses données à caractère personnel, l'utilisateur peut contacter :